Die hier ausgeschriebene Stelle ist an der Geschäftsstelle des Exzellenzclusters "Temporal Communities" angesiedelt.
Die detaillierte und rechtsverbindliche Ausschreibung der Stelle finden Sie im Stellenanzeiger der Freien Universität Berlin vom 24. Januar 2021 unter der Kennung: EXC TC Projektassistenz_2021 (PDF).

Aufgabengebiet:

• Eigenständiges Führen des Sekretariats der Clusterleitung und der Geschäftsführung (Terminmanagement, Sitzungs- und Veranstaltungsorganisation und -dokumentation, Bearbeitung von Ausschreibungs- und Einstellungsvorgängen, allgemeine Aktenorganisation)
• allgemeine interne und externe Kommunikation (allgemeine E-Mail, Telefon- und Postkorrespondenz) unter Anwendung der englischen sowie einer weiteren Fremdsprache (Spanisch oder Französisch)
• einfache Übersetzungen (Englisch-Deutsch und Deutsch-Englisch) von Kurztexten (u.a. Veranstaltungsankündigen, Korrespondenzen)
• allgemeine Verwaltungsaufgaben und (Personal-)Sachbearbeitung (Aktenführung, Auftrags-, Bestell- und Abrechnungsmanagement, Materialverwaltung, Pflege von Adressdatenbanken, clusterinterne Bearbeitung von Dienstreisen, Urlaubsanträgen, etc.)
• enge Zusammenarbeit mit den einschlägigen Verwaltungseinheiten der FU Berlin
• Buchhaltung
• Betreuung von Gastwissenschaftlern/Gastwissenschaftlerinnen (In- und Ausland)
• Gebäudemanagement
• Websitepflege (Aktualisierungen)

Einstellungsvoraussetzungen:

Dem Aufgabengebiet entsprechende gründliche und vielseitige Fachkenntnisse, abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder Fachangestellten für Bürokommunikation oder gleichwertige Kenntnisse und Fähigkeiten; nachgewiesene sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Kenntnisse einer weiteren Fremdsprache (Französisch oder Spanisch).

Erwünscht:

• Interesse an geisteswissenschaftlichen Themen
• Fachkenntnisse der LHO, des BRKG, von FUB-Richtlinien, des Vergaberechts
• gute Erfahrung im Führen und Organisieren eines Büros
• sehr gute Kenntnisse in der Anwendung gängiger Text- und Datenverarbeitungsprogramme (Excel, Word, Outlook, Powerpoint, Access) sowie Kenntnisse in Bild- und Grafikbearbeitung
• Erfahrung im Umgang mit CMS sowie SAP-basierter Finanzverwaltungssoftware bzw. Bereitschaft zur Einarbeitung
• gutes Zeit- und Selbstmanagement, strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten
• Fähigkeit auch unter hoher Belastung gute Arbeitsergebnisse zu erbringen und Eigeninitiative
• Kenntnis der Strukturen und administrativen Abläufe an der Freien Universität Berlin sind von Vorteil.

Weitere Informationen erteilt Frau Katja Heinrich (k.heinrich@fu-berlin.de / +49 30 838 55057).